爲什麼亞馬遜開會嚴禁使用 PPT？

Amazon 股價一路高歌猛進，業務旗開得勝的原因是什麼？本文試圖揭開其中一角。

來源：輝哥奇譚（ID：huigeshow）
作者：張輝
原文標題：Amazon 的祕密管理武器 - 「6 頁備忘錄」

神奇的「6 頁備忘錄」原則

最早在看《Everything Store》時，就注意到一個有意思的細節，網絡巨頭 Amazon 在內部管理實踐中，特別是會議管理上，禁止使用 PPT，而是使用一種簡潔的「結構化備忘錄」。

這次去美國的飛機上，和一個朋友一路討論各種事情。他之前正好在 Amazon 負責開發過某一代 Kindle，我就特意向他諮詢起這件事情。他和我確認：的確如此。我拿出一個本子找他寫下這 6 頁紙到底分別說什麼，於是得到了如下結果：

  1. What we do?（背景）

  2. Why we do it? or What』s the problem（解決什麼問題）

  3. How we do it?（我們怎樣做）

  4. Validation（如何驗證）

  5. Discussion/Analysis（討論、分析）

  6. Summary（總結）

下了飛機，爲了進一步加深理解，我又做了一些搜索，本文即總結。

這件事情的最早起源來自於 2004 年 Amazon CEO Jeff Bezos 的一封郵件，在郵件中他解釋了自己爲什麼希望用四頁備忘錄（4-page Memos）來代替 PPT（PowerPoint Presentations），郵件截圖如下：

我簡單翻譯如下：

來自：Jeff Bezos
時間：2004 年 6 月 9 日
標題：Re：從此之後，在 steam 不允許再使用 PPT

我想來簡單解釋一下 Why

我們要的不僅僅是一段文字，而是一段結構清晰，敘述清楚的文字。如果有人只是在 Word 中用項目符號羅列了一些短句，這和 PPT 一樣糟糕。

爲什麼寫 4 頁的備忘錄比「寫」20 頁的 PPT 要更難？因爲結構化的，敘述清晰的備忘錄強迫你更深的思考，更好的理解什麼事情更重要以及事物之間是如何關聯的。

PPT 風格的演示文檔讓你輕易的掩蓋相關 idea 的優先級和相關性。

注意三點，第一，這封 2004 年的郵件提到的是 4 頁備忘錄，而非後來流傳更廣的 6 頁備忘錄；第二，Bezos 在信中強調寫 4 頁的備忘錄比寫 20 頁的 PPT 更難，這個的確如此，我們在日常生活中所見到的 PPT 大部分邏輯不清晰，無論是整體結構還是每一頁 PPT；第三，Bezos 所強調的不單純是寫一段文字，而是結構清晰，敘述良好的文字，這是很高的要求。

這 4 頁 Memo 到底該如何寫？有人給出了答案。

1、the context or question. - 背景或者要解決的問題

2、approaches to answer the question – by whom, by which method, and their conclusions - 如何解決這個問題？- 誰？哪種方法？結論？

3、how is your attempt at answering the question different or the same from previous approaches - 相比於過去的方法，你的方法有什麼不同？

4、now what? – that is, what』s in it for the customer, the company, and how does the answer to the question enable innovation on behalf of the customer? - 最後，這樣做對消費者、對公司有什麼好處？這樣解決問題是否能真正爲消費者創造性的解決問題？

在另外一封郵件中，Bezos 指出自己不喜歡 PPT 的原因：

「傳統的公司會議從 PPT 演示開始。某人站在會議室前面講 PPT。在我看來，你得到了非常少的信息，你得到的是「羅列的項目信息」。這種方式對講演者容易，但是對聽衆很難。所以，以後我們的會議從 6 頁結構化，敘述清晰的備忘錄開始。」

這裏提到的 6 頁版本，但具體是 6 頁還是 4 頁並不重要，甚至具體每頁的主題是什麼，也不重要。重要的是這個做出這個決定（No more PPT）的原因，以及我們該如何結合自己的工作生活去實踐。Bezos 的上面兩封郵件解釋了原因，下面是一些實踐信息。

Amazon 怎樣開會？

前 Amazon 員工 Pete Abilla 寫道（參考：What I Learned from Jeff Bezos About Sales Management）：

  1. 會議的前 20 分鐘，大家圍在一起安靜的閱讀這個 4-6 頁的備忘錄。

  2. 20 分鐘後，大家一起討論備忘錄的內容，仔細質詢主講人（一個細節：有時候激烈到「落淚」）。但是，大家的確通過非常健康的討論來仔細探討備忘錄中的觀點。通過這樣的討論，真相會勝出。

  3. 最後，大家會討論建議，也會做出最終的決定。

大家對主講人經常會提出一個尖銳問題：「如果由你自己來評論自己寫的備忘錄，你會質疑哪一點？」（注：這個問題太好了！）

如何準備 6 頁備忘錄？

Amazon Robotics 部門 VP 和傑出工程師 Brad Porter 在 Linkedin 寫了文章：The Beauty of Amazon's 6-Pager。其中講述了這 6 頁備忘錄之美，也講了這 6 頁備忘錄之難：

「6 頁備忘錄」的另一面是，寫一篇優秀的 6 頁備忘錄是艱難的工作。準確的講，在 6 頁文檔中總結複雜的業務是非常困難的，所以團隊需要花費數小時以準備文檔。準備工作需要兩件事情，首先，爲了寫這份文檔，團隊需要深入的理解這個領域，收集數據，理解工作原則並且能清楚的表達觀點。其次，因爲參與評審的高級管理層未必熟悉這個領域，所以需要花很多功夫來優化這個文檔以方便他們能在 30 分鐘內快速理解。

其實 Bezos 自己解釋了爲什麼「難」，他說：

「完整的句子更難寫。其中有動詞。每一段有主題句。如果你沒有清晰的思考，你將無法寫出 6 頁結構清晰，敘述準確的備忘錄。」

而 Brad 從他的角度講述了這個習慣的好處：

外界在觀察 Amazon 時很難理解一件事情：爲何 Amazon 可以同時關注如此多的業務。答案就是 Amazon 發明了一套可以複製的流程，能讓內部員工在面對一個陌生領域時，基於深入調查分析之後的洞見，可以快速的做出艱難決策。Amazon 對外講述過這套祕密武器，就是「可複製」（Scale）和「速度」（Speed），關鍵看你是否能遵守原則實現「可複製」和「速度」。

顯而易見，這套開會的方法，這個「6 頁備忘錄」方法是 Amazon 實現「可複製」和「速度」祕密的重要組成部分。

大家看到的是 Amazon 的股價一路高歌猛進，超過了 1000 美元，業務線從最早的網絡書店，成爲「萬物網店」（Everything Store），更是進一步拓展到硬件（Kindle、Echo），雲（AWS）和人工智能領域。但是大家看不到的是 Amazon 背後這套管理方法。今天對於「6 頁備忘錄」的探索只是第一步，希望今後有更多的發現來和大家分享。

行文至此，你可能已經想到，我會嘗試一下這種開會的方法，嘗試這樣寫備忘錄的方法。你呢？

參考：

  1. What I Learned from Jeff Bezos About Sales Management - https://www.hirevue.com/build-blog/what-i-learned-from-jeff-bezos-about-sales-management

  2. Amazon Staff Meetings:「No Powerpoint」- https://conorneill.com/2012/11/30/amazon-staff-meetings-no-powerpoint/

  3. The Beauty of Amazon's 6-Pager - https://www.linkedin.com/pulse/beauty-amazons-6-pager-brad-porter/

  4. THE 6-PAGE MEMO: WHAT I LEARNED FROM AMAZON - http://blogs.ltcrevolution.com/signature-learning/2016/09/15/the-6-page-memo-what-i-learned-from-amazon/

  5. Product management at Amazon – What is it like? - https://marcabraham.com/2014/11/26/product-management-at-amazon-what-is-it-like/

  6. How Jeff Bezos Makes Big Decisions At Amazon - https://www.forbes.com/sites/drewhansen/2013/03/07/how-jeff-bezos-makes-big-decisions-at-amazon/#36b175a92031

  7. Flipped meetings: Learning from Amazon』s meeting policy - https://gigaom.com/2013/10/18/flipped-meetings/

  8. Jeff Bezos』s Peculiar Management Tool for Self-Discipline - http://blog.idonethis.com/jeff-bezos-self-discipline-writing/

  9. How are the six-page narratives structured in Jeff Bezos' S-Team meetings? - https://www.quora.com/Amazon-com-product/How-are-the-six-page-narratives-structured-in-Jeff-Bezos-S-Team-meetings

本文由 Readfog 進行 AMP 轉碼，版權歸原作者所有。
來源：https://mp.weixin.qq.com/s/ZOff3LuVPre7nHB5xSDw8w

猜你喜歡